Was sind Informationsdienste? Wenn Gäste und Besucher Unternehmen betreten, dann freuen sie sich darüber, wenn sie zuvorkommend und charmant empfangen werden. Als Dienstleistung wird dabei nicht nur der Empfangsdienst übernommen, sondern auch der Auskunftsdienst und Informationsdienst. Die qualifizierten Mitarbeiter können immer dafür sorgen, dass sich Partner, Lieferanten, Gäste und Kunden wohlfühlen. Dies ist für den Erfolg der Unternehmen ein wertvoller Baustein. Die Kunden bei Unternehmen in Köln erhalten gleich einen sehr guten ersten Eindruck und dabei überzeugt das Empfangspersonal durch Hilfsbereitschaft, Kompetenz und Freundlichkeit. Viele verschiedene Aufgabenstellungen können übernommen werden und dabei überzeugt das Personal durch entsprechende Ausbildungen, Berufserfahrung und Fremdsprachenkenntnisse. Die Besucher werden empfangen, weitergeleitet und es erfolgen Platzanweisungen. Anlieferungen können überwacht werden und es erfolgen Telefondienste. Wert gelegt wird bei dem Empfangspersonal auf Professionalität und das äußere Erscheinungsbild. Der Empfang wird gerne auch als Rezeption bezeichnet. Es handelt sich meist um die Schnittstelle zwischen Gast und dem Unternehmen. Den ankommenden in Köln werden stets Auskünfte erteilt und es können An- und Abreiseformalitäten bearbeitet werden. In vielen Fällen können für abreisende Gäste auch Taxis gerufen werden. Die vielfältigen Aufgaben am Empfang können dann Kommunikationsstärke und Organisationstalent erfordern. Der Empfang ist nicht nur zwischen Unternehmen und Gast Schnittstelle, sondern auch zwischen den ganzen Abteilungen im Haus. Zwischen den Abteilungen kann die Zusammenarbeit koordiniert werden und für Handwerker oder Lieferanten handelt es sich um zentrale Ansprechpartner.
Auskunfts- und Informationsdienste
Zu dem Empfang gehört auch der Auskunftsdienst oder Informationsdienst. Die Auskünfte und Informationen werden im Unternehmen persönlich oder aber auch telefonisch oder per E-Mail vergeben. Der Empfang reagiert auf verschiedene Anfragen per E-Mail oder per Telefon. Oft möchten Kunden schließlich gerne wissen, welche Abteilung für das jeweilige Anliegen zuständig ist. Der Empfang teilt auch allgemeine Informationen mit wie beispielsweise Öffnungszeiten, Parkmöglichkeiten und vieles mehr. Auskünfte können auch zu einzelnen Vorgehensweisen des Unternehmens gegeben werden. Oft müssen schließlich einige Formalitäten erledigt werden, bevor ein persönlicher Kontakt sinnvoll ist. Informationen geben die Mitarbeiter auch zu Urlaubs- und Krankheitsvertretungen. Auch über Betriebsschließungen, Umbaumaßnahmen oder sonstigen Änderungen können die Empfangsmitarbeiter Informationen erteilen. Durch entsprechende Auskünfte und Informationen wissen alle Kunden, Gäste, Besucher und auch Mitarbeiter genau Bescheid. Bei vielen Unternehmen ist der Empfang auch dazu berechtigt, dass allgemeine Informationsschreiben verteilt werden, welche für die Gäste und Kunden wichtig sein können. Bis zur Abholung durch einen entsprechenden Mitarbeiter müssen Gäste schließlich auch oftmals Wartezeiten in Kauf nehmen und hier können einige Informationen nicht schaden. Die Mitarbeiter können nicht nur die Leistungen des Unternehmens beschreiben, sondern auch allgemeine Auskünfte oder Wegbeschreibungen mitteilen.