Aufgaben eines Pförtners

Pförtnerdienst: In großen Unternehmen geht es ohne einen Empfang oder Pförtners nicht mehr. Es sind Personen notwendig, die die Ein- und Ausgehenden überwachen. Dabei ist qualifiziertes Personal wichtig, die einen vielseitigen Tätigkeitsbereich nachkommen müssen. Höflichkeit und Zuvorkommend ist dabei für die Pförtner eine Selbstverständlichkeit.

Besuchersteuerung – Der Empfang

Der Tätigkeitsbereich im Pförtnerdienst in Köln ist so vielseitig wie die Anliegen, die an ihn herangetragen werden. Am Empfang sind die höflichen Pförtner die ersten Ansprechpartner für die fragenden Besucher. Die Pförtnerdienstleistungen bestehen darin alle notwendigen Informationen weiter zu geben aber auch auf die Sicherheit des Unternehmens zu achten, damit nur Berechtigte ein- und ausgehen. Die Anmeldung von LKWs, die ihre Lieferung abgeben möchten oder Produkte abholen ist notwendig, sowie die Kontrolle der ein- und ausfahrenden PKWs. Dabei können auch Kennzeichenerkennung oder Transponder für Schranken ein Erleichterung sein.

Die Anmeldung

Im Bereich der Anmeldung beim Pförtnerdienst in Köln steht die Sicherheit im Vordergrund. Es werden alle Daten der Besucher aufgenommen und dokumentiert, damit dabei der Überblick nicht verloren geht, sind EDV-Systeme notwendig. Dabei ist besonders wichtig, dass nur angemeldete oder berechtigte Besucher das Unternehmen betreten dürfen, wie zum Beispiel Fremdfirmen die zu Reparaturen kommen oder Vertreter anderer Firmen. Die Überwachung der Kommunikation ist eine weitere Aufgabe der Pförtner. Die Überprüfung des Werksgeländes über die Kameras, wenn diese vorhanden sind, oder Kontrollgänge durch die Firma zählen zu den Aufgaben. Die Mitarbeiter des Unternehmens nehmen auch oft verschrottete oder alte Teile mit nach Hause, die nicht mehr gebraucht werden. Da müssen ordentliche Kontrollen stattfinden, damit auch nur das mitgenommen wird, was auch wirklich mitgenommen werden darf.

Weiterleitung von Besuchern

Die Besucher auf den richtigen Weg bringen ist auch eine Tätigkeit eines Pförtnerdienstes. Dabei ist wichtig die richtigen Wegbeschreibungen an die Besucher weiter zu geben. Auch auf den Datenschutz muss geachtet werden, das heißt, dass Handykameras abgeklebt werden und sichergestellt werden, sodass das keine Daten das Unternehmen verlassen. Falls Sicherheitsbereiche in der Firma vorhanden sind müssen die Besucher dorthin begleitet werden und dort der verantwortlichen Person übergeben werden. Die Parkplatzvergaben auf dem Gelände müssen ebenso überwacht werden. Damit kein Chaos entsteht und nicht zu viele Autos in das Werk einfahren, ist dies von besonderer Wichtigkeit. Auch Warteräume sollten an der Pforte vorhanden sein, dass Praktikanten oder auch andere Besucher bis zu ihrer Abholung Platz nehmen können.