Empfangsdienst im Werksgelände – mehrere Funktionen in einer Dienstleistung
Der Empfangsdienst kommt aktuell in zwei Möglichkeiten vor. Er kann zu dem eigenen Personal des Unternehmens gehören oder als externe Dienstleistung ausgelagert sein. Je nach Zugehörigkeit tragen die Mitarbeiter spezielle Dienstkleidung, die diesen Bereich symbolisiert und von anderen Abteilungen separiert.
Im engeren Sinne ist die Abteilung bzw. die Dienstleistung dafür da, die Bewegungen in das und aus dem Werksgelände zu steuern und zu regulieren. Oftmals wird die Dienstleistung als Werkschutz bezeichnet. Wenn es um den Zugang zum Werksgelände geht, sollen die Mitarbeiter nur die Personen und Fahrzeuge hereinlassen, die dafür eine Zulassung bzw. Einladung haben. Diese kann Besucher für Abteilungen im Werk oder ebenso Anlieferungen oder Abtransport von Material sein. In der Regel müssen sie entsprechende Einladungen und Lieferscheine vorzeigen, die das Empfangspersonal zusammen mit ihren Identitätsdokumenten überprüft. Diese werden zusammen mit dem Eintrittsdatum und -uhrzeit registriert. In Großunternehmen wird dies in eine gekoppelte Unternehmenssoftware erfasst. Beim Verlassen des Werksgeländes notiert dies das Personal ebenfalls im System. Beim Eintreten werden mitgebrachte Gegenstände wie Handys, Laptops und viele andere Gegenstände festgehalten, die im gleichen Umfang wieder mitgenommen werden können.
Das Verlassen des Werksgeländes stellt noch mal ein spezielles Augenmerk für die Mitarbeiter da. Sie sollen darauf achten, dass kein Firmeneigentum entwendet wird. Bei Fahrzeugen wird deswegen darum gebeten, dass das Empfangspersonal beispielsweise in den Kofferraum der PKWs oder Frachtraum der LKWs schauen darf.
Da das Auftreten des Empfangspersonals oft der erste Eindruck für Besucher darstellt, ist es wichtig, dass sie diese entsprechend freundlich und seriös empfangen. Sie sind die „Visitenkarte eines Unternehmens“, der die weitere Perspektive der Besucher auf ein Unternehmen beeinflusst.